Sebagai media relations, pernahkah Anda menghadapi situasi di mana wartawan yang Anda hubungi ternyata tidak relevan dengan bidang brand atau perusahaan Anda? Atau, mungkin press release Anda diabaikan karena tidak relevan dengan minat mereka?
Situasi seperti ini tentu mengecewakan dan membuang waktu. Upaya Anda untuk menyusun press releaseatau eventmenjadi sia-sia, sementara wartawan juga merasa terganggu dengan informasi yang tidak relevan dengan bidangnya.
Menghubungi wartawan yang tepat adalah langkah krusial. Terutama jika Anda ingin memastikan press releasedan eventAnda mendapatkan perhatian serta liputan yang relevan.
Dengan pendekatan yang lebih strartegis, Anda bisa meningkatkan peluang mendapatkan media coverage yang optimal.
RadVoice Indonesia merangkum tiga cara efektif untuk menghubungi wartawan, ditambah contoh praktis agar Anda bisa lebih percaya diri saat melakukannya.
Mengapa Perlu Menghubungi Wartawan?
Media coverage adalah salah satu cara efektif untuk meningkatkan profil bisnis Anda, seperti yang disampaikan agensi dari Inggris, Mot!ve.
Dengan menceritakan kisah kepada wartawan, Anda dapat menampilkan brand Anda di hadapan ribuan orang dan berpotensi menarik banyak perhatian dari pelanggan atau klien baru. Itulah mengapa PR sangat penting bagi perusahaan.
Selain itu, menghubungi wartawan memberikan Anda kesempatan untuk menargetkan audiens tertentu. Misalnya, jika Anda menjual produk fashion anak, langkah yang lebih tepat adalah menghubungi jurnalis di media parenting dan fashion.
Setelah Anda menentukan media target, langkah selanjutnya adalah memahami bagaimana cara menghubungi wartawan tersebut. Anda dapat menemukannya di subtopik selanjutnya.
Tips Menghubungi Wartawan
1. Manfaatkan Basis Data Media
Mengutip dari Prowly, salah satu cara termudah untuk menemukan wartawan yang sesuai adalah dengan menggunakan basis data media.
Di Indonesia, ada tiga organisasi wartawan utama yang bisa dijadikan sebagai rujukan:
- Persatuan Wartawan Indonesia (PWI)
- Aliansi Jurnalis Independen (AJI)
- Pewarta Foto Indonesia (PFI)
Anda juga dapat menggunakan media sosial seperti X (sebelumnya Twitter) atau LinkedIn untuk mencari kontak jurnalis. Banyak wartawan aktif di platform tersebut, sehingga mempermudah Anda menjangkau mereka.
Tips tambahan:Anda dapat mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan wartawan yang juga berperan sebagai Key Opinion Leader (KOL) atau influencer. Mereka dapat membantu memperluas cakupan liputan Anda karena mereka memiliki pengikut yang lebih luas dan beragam.
2. Pilih Wartawan yang Tepat untuk Topik Anda
Setiap wartawan memiliki minat dan spesialisasi tertentu dalam bidang liputannya.
Untuk menghubungi wartawan yang tepat, Anda harus memastikan bahwa topik yang Anda kirimkan sesuai dengan bidang yang mereka liput.
Misalnya, jika perusahaan Anda bergerak di bidang teknologi, pilihlah wartawan yang sering menulis tentang inovasi teknologi atau startup.
Tips tambahan: Jika Anda mengirim artikel atau press release, sesuaikan pesan dengan gaya penulisan atau perspektif wartawan tersebut. Ini dapat meningkatkan peluang rilis Anda diterima dan mendapatkan perhatian lebih.
Ingin menghubungi wartawan yang tepat untuk acara Anda? Hubungi RadVoice sekarang.
3. Jelaskan Siapa Anda Secara Singkat dan Jelas
Setelah memilih wartawan yang tepat, langkah berikutnya adalah memperkenalkan diri dan perusahaan Anda dengan jelas.
Penting untuk menunjukkan siapa Anda dan apa yang perusahaan atau brand Anda tawarkan.
Dikutip dari laman Youth Central Victoria State Government Australia, sebelum mengirimkan pitchatau press release, pastikan Anda sudah mengenal siapa yang Anda tuju. Apakah itu wartawan atau editor yang bertanggung jawab atas isu terkait.
Pastikan Anda siap memberikan materi tambahan seperti press releaseatau foto beresolusi tinggi jika diminta.
Tips tambahan:Anda dapat melakukan follow upuntuk memastikan bahwa pesan Anda telah diterima dan diproses oleh wartawan. Jangan ragu untuk mengingatkan mereka jika Anda belum menerima balasan setelah beberapa hari, tetapi pastikan Anda tidak memaksa mereka untuk mempublikasikannya.
Contoh Kalimat yang Tepat saat Menghubungi Wartawan
Berikut adalah beberapa contoh kalimat yang dapat Anda gunakan dalam situasi yang berbeda saat menghubungi wartawan:
Saat Pertama Kali Berkenalan dan Ingin Mengundang ke Acara
“Halo [Nama Wartawan], perkenalkan saya[Nama Anda] dari [Nama Perusahaan].
Saya beberapa kali membaca artikel Anda di[Nama Media] dan saya sangat menyukainya, terutama artikel tentang[topik tertentu].
Kami berencana mengadakan acara[Nama Acara] pada[tanggal], dan kami melihat acara ini akan sangat relevan dengan bidang liputan Anda. Di acara ini, kami akan[jelaskan nilai tambah atau keunikan yang bisa Anda tawarkan dari acara Anda ke wartawan, misal: akan ada CEO dari perusahaan atau hasil survey terbaru].
Apakah Anda tertarik untuk menghadiri acara kami?
Terima kasih banyak untuk waktu dan perhatiannya. Have a good day!”
Baca juga: 3+ Tips Mengundang Wartawan dari Utami Noviandini
Saat Sudah Berkenalan dan Ingin Mengundang Acara
“Halo [Nama Wartawan], semoga Anda dalam keadaan sehat.
Saya [Nama Anda] dari [Nama Perusahaan]. Sebelumnya, terima kasih atas kolaborasi Anda di [acara/ liputan sebelumnya].
Kami ingin mengundang Anda kembali ke acara [Nama Acara] yang akan diadakan pada[tanggal]. Di acara ini, kami akan[jelaskan nilai tambah atau keunikan yang bisa Anda tawarkan dari acara Anda ke wartawan].
Detail acara sudah kami lampirkan di email ini. Anda dapat mengonfirmasi kehadiran ke saya melalui email yang sama. Terima kasih!“
Saat Ingin Menanyakan Kabar Wartawan
“Halo [Nama Wartawan], semoga kabar baik!
Saya [Nama Anda] dari [Nama Perusahaan]. Sebelumnya, terima kasih atas kolaborasi Anda di [acara/ liputan sebelumnya].
Hanya ingin menyapa dan tetap terhubung. Kalau ada topik atau berita yang bisa kami bantu, jangan ragu untuk menghubungi. Terima kasih dan have a good day!”
Kesimpulan
Menghubungi wartawan yang tepat adalah strategi utama untuk memastikan pesan dari brand atau perusahaan Anda dapat tersampaikan kepada audiens yang relevan.
Berikut adalah cara-cara yang dapat Anda lakukan:
- Gunakan basis data media untuk menemukan wartawan dengan spesialisasi yang sesuai dengan kebutuhan.
- Pilih jurnalis yang membahas topik sesuai kebutuhan.
- Perkenalkan diri Anda secara singkat untuk memudahkan wartawan mengenali pesan dan identitas perusahaan Anda.
Jadi, apakah Anda sudah siap menghubungi jurnalis hari ini?